Фраза дня: матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра - это инструмент управления временем для определения приоритетов задач. Он также известен как матрица срочности / важности, матрица управления временем и метод Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра получила свое название от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным". Этот метод популяризировал книга Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Согласно исследованию потребителей под названием «Эффект простой срочности», люди, естественно, предпочитают срочность важности, отдавая приоритет задачам, которые зависят от времени и менее важны, чем менее срочным, но более выгодным. Матрица Эйзенхауэра используется для преодоления этого распространенного предубеждения, поскольку она учитывает важность задачи наряду с ее срочностью. 

Срочность против важности
Правильное определение уровня срочности и важности каждой задачи имеет решающее значение для использования матрицы Эйзенхауэра.

Срочные задачи требуют немедленного внимания и влекут за собой очевидные последствия, если они не выполнены или не выполнены вовремя.

Важные задачи способствуют достижению долгосрочных целей и задач, для выполнения которых иногда требуется планирование.

Как работает матрица Эйзенхауэра?
Матрица разделена на четыре квадранта. Пользователи учитывают срочность и важность своих индивидуальных действий и сортируют их по соответствующим квадрантам. В каждом квадранте есть особый призыв к действию - делать, планировать, делегировать или устранять. Каждый квадрант имеет свой собственный уровень приоритета: задачи из квадранта 1 должны выполняться первыми, а задачи из квадранта 4 должны выполняться последними или устраняться.

Квадрант 1: «Сделай наперво». Эти задачи срочные и важные, требующие немедленного внимания и действий. Деятельность в квадранте 1 является группой с наивысшим приоритетом с четкими сроками и влечет за собой последствия плохого качества работы или несоблюдения сроков.

Пример задачи квадранта 1:

• Решение проблемы сбоя ИТ в масштабах компании.
• Подготовка презентации или отчета к важной встрече.

Квадрант 2: «Запланируйте это». Эти задачи важные, но не срочные. У них могут быть или не быть определенные сроки, но они по-прежнему имеют решающее значение для долгосрочных целей. Упреждающее управление деятельностью в этом квадранте может помочь снизить нагрузку на задачи первого квадранта. Действия во втором квадранте должны иметь второй по важности приоритет после мероприятий первого.

Пример задач квадранта 2:

• Посещение профессиональных сетевых мероприятий или конференций.
• Заполнение обзоров производительности сотрудников.

Квадрант 3: «Делегируйте, если возможно». Эти задачи актуальны, но не важны. Хотя существует определенная временная чувствительность, задачи не вносят значительного вклада в достижение долгосрочных целей. Именно здесь вступает в игру способность различать срочность и важность. Задачи, попадающие в этот квадрант, обычно воспринимаются как «основная  работа», и их можно делегировать без особых проблем. Действия в третьем квартале имеют третий приоритет.

Пример задач квадранта 3:

• Посещение некритических встреч.
• Завершение черной бумажной работы.
• Выполнение административных задач.

Квадрант 4: «Удалите или сделайте в последнюю очередь». Эти задачи не являются ни срочными, ни важными. Задачи в этом квадранте не являются необходимыми и не способствуют достижению долгосрочных целей или интересов. Рекомендуется либо выполнять эти действия в последнюю очередь, либо полностью исключить их, поскольку они составляют группу с самым низким приоритетом.

Действия в квадранте 4 могут включать:

• Сортировка спама.
• Прокрутка LinkedIn.
• Организация файлов.

Ограничения использования матрицы
Матрица Эйзенхауэра - это простой способ расставить приоритеты задач на основе важности и срочности. Хотя его простота делает его простым в использовании, он игнорирует другие важные соображения, такие как доступность ресурсов, сложность задачи и степень усилий.

Более того, матрица Эйзенхауэра лучше всего работает, когда на квадрант приходится относительно мало задач. Большее количество задач может перегрузить пользователей и потребовать дополнительных действий по приоритизации в каждом квадранте. При большом объеме задач заполнение матрицы также может занять много времени и стать самостоятельной задачей с более низким приоритетом.

Поскольку этот подход был разработан для пользователей, занимающих руководящие должности, он может иметь ограниченные преимущества для пользователей, которые не могут делегировать задачи или самостоятельно структурировать свою повседневную деятельность. Без возможности делегирования становится меньше различий между срочными / важными и срочными / не важными задачами. Если пользователи не отвечают за собственное расписание, они не смогут расставить приоритеты в порядке выполнения своих задач и, скорее всего, потратят большую часть своего времени на выполнение чужих задач Q3. 

Связь с принципом Pareto
Принцип Pareto или правило 80/20 - это теория, согласно которой 20 процентов усилий определяют 80 процентов результатов. Согласно этой теории, 20 процентов сотрудников компании производят примерно 80 процентов результатов компании - или, возможно, 20 процентов инвестиций компании приносят около 80 процентов ее прибыли.

Применяемое в контексте личной продуктивности, правило гласит, что около 20 процентов работы сотрудника дает 80 процентов его вклада. Цель матрицы Эйзенхауэра - помочь пользователям определить 20 процентов наиболее важных задач, на которых нужно сосредоточиться, и не тратить время на менее важные 80 процентов.

Хотя матрица Эйзенхауэра не определяет точные 20 процентов работы, на которой нужно сосредоточиться, она может дать общее представление о том, какие задачи могут дать более высокие результаты, чем другие, и выгодно расставить приоритеты.
 

В общем, целая наука! Делитесь своей информацией на портале еАдрес (тем, кому надо), поддерживайте информацию в актуальном состоянии. 
Нам это надо, а Вам?